Dirigir un sello independiente requiere la destreza de una máquina bien engrasada. Se necesita un equipo que conozca sus funciones: qué está haciendo, cuándo lo está haciendo y cómo encaja todo. Sin pautas claras, los roles se confunden, la comunicación se rompe y las cosas comienzan a pasar por alto. Pero con una estructura sólida y las herramientas adecuadas para respaldar tus esfuerzos, puedes crear un flujo de trabajo que mantenga a todos alineados y realmente trabajando en conjunto.
Dividir responsabilidades no se trata solo de repartir el trabajo; se trata de construir un sistema donde cada persona tenga una responsabilidad definida, claridad y espacio para prosperar en su función. Ya sea que estés dirigiendo un equipo pequeño o gestionando un equipo en rápido crecimiento, aquí tienes todo lo que necesitas saber para crear el equipo de tus sueños…
Cómo Dividir Responsabilidades Dentro De Tu Sello Para Construir El Mejor Equipo
Define cada rol con la mayor claridad posible
Antes de profundizar demasiado, empieza por lo básico. Cada miembro del equipo de tu sello debe tener un rol claramente definido y, lo que es más importante, un alcance claro de lo que incluye ese rol. Eso significa detallar no solo el título del cargo, sino también qué significa tener éxito en ese puesto, qué decisiones le competen y cómo colabora con los demás.
Por ejemplo, si alguien se encarga de A&R, ¿también está gestionando la comunicación con los artistas? ¿Se espera que entregue los lanzamientos al equipo de marketing o también participa en la planificación de campañas? Cuanta más claridad puedas proporcionar desde el principio, menos malentendidos surgirán más adelante. Definir los roles también ayuda a evitar la temida situación de “demasiados cocineros en la cocina”, donde todos opinan, pero nadie se hace responsable.
Una vez que hayas establecido las bases, es momento de ir un paso más allá y desglosar exactamente cómo se comparten las responsabilidades en cada tarea… y ahí es donde entra en juego una matriz de responsabilidades.
¿Qué es una matriz de responsabilidades?
Una vez que hayas definido los roles de todos, el siguiente paso es ser específico sobre cómo trabaja tu equipo en proyectos individuales y quién está involucrado en cada nivel. Para los sellos independientes —donde a menudo los miembros del equipo desempeñan múltiples funciones, tener un marco sencillo que aclare responsabilidades puede marcar una gran diferencia. Ahí es donde una matriz de responsabilidades como RACI funciona de maravilla. ¿Qué significa eso? RACI significa:
- Responsible (Responsable): La persona que realiza el trabajo
- Accountable (Encargado): La persona que asume la responsabilidad final del resultado
- Consulted (Consultado): Quien da su opinión o asesoría
- Informed (Informado): Personas que deben mantenerse al tanto
Supongamos que estás preparando el lanzamiento de un nuevo sencillo. El encargado de marketing puede ser el Responsable de construir el plan de promoción, el fundador del sello es Encargado del éxito general del lanzamiento, A&R es Consultado para asegurarse de que el mensaje esté alineado con la identidad del artista, y el mánager del artista está Informado a lo largo del proceso.
Incluso con un equipo pequeño, mapear las tareas de esta manera ayuda a evitar confusiones y asegura que nada se quede sin hacer. No necesitas software sofisticado; un documento compartido o una hoja de cálculo funciona perfectamente. El objetivo es simple: que todos sepan exactamente qué se espera de ellos y cómo encaja su rol dentro del panorama general. ¿Fácil, no?
— —
¿Quieres aprender más sobre el mundo de los sellos independientes? Échale un vistazo a estos recursos…
Conceptos básicos de presupuesto para sellos independientes que realmente funcionan
Financiamiento para sellos: autofinanciamiento vs. subvenciones vs. capital de inversores
Cómo apoyar la salud mental de los artistas como sello o mánager
— —
Cómo mantener a todo el equipo en la misma página
Una vez que las responsabilidades de todos están claras, el siguiente reto es asegurarse de que todo el equipo se mantenga alineado a medida que los proyectos avanzan. Especialmente en sellos independientes, donde muchos miembros del equipo combinan varios trabajos, trabajan a distancia o alternan entre tareas creativas y administrativas, los chequeos regulares y herramientas simples de gestión de proyectos pueden marcar una gran diferencia.
Para empezar, considera agendar reuniones rápidas semanales con el equipo. Con solo 15 a 30 minutos es suficiente. Usa este espacio para revisar lo que está en progreso, lo que se viene y si alguien necesita apoyo. Para mantener estas reuniones enfocadas, usa una agenda compartida o un seguimiento de tareas (como un Google Doc o Sheet) que todos puedan actualizar con antelación. Ahorra tiempo, mantiene claras las prioridades y permite tener conversaciones estratégicas en lugar de solo actualizaciones de estado.
Fuera de las reuniones, las herramientas de gestión de tareas también ayudan a que todo siga avanzando entre cada chequeo. Personalmente, he usado (y recomiendo) estas, especialmente para equipos pequeños:
📚 Monday: Fácil de personalizar y genial para sellos que manejan múltiples lanzamientos.
💬 Slack: Usa canales o integraciones con herramientas como Asana para mantener las conversaciones organizadas.
📝 Google Tasks o Sheets: Sin complicaciones, pero efectivas si estás comenzando.
La clave aquí no es la plataforma, sino la constancia. Solo elige un sistema que se adapte a la dinámica de tu equipo y conviértelo en parte del ritmo semanal. Esa estructura es lo que permite detectar problemas, ajustar prioridades y mantener a todo el equipo en sintonía.
La importancia del entendimiento interfuncional
Aunque cada persona entienda bien su propio rol, también es importante que todos comprendan cómo su trabajo impacta al resto del equipo. Eso significa que A&R debería estar al tanto de lo que está planeando el equipo de Marketing, Marketing debería saber qué está pasando en Distribución, etc. No se trata de que todos participen en cada decisión, pero sí de que comprendan cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Esto es especialmente crucial en los sellos independientes, donde los roles suelen superponerse. Por ejemplo, si A&R firma a un artista con una visión creativa muy específica, pero el equipo de Marketing no tiene ese contexto, el lanzamiento puede sentirse desconectado, lo que termina generando frustración para el artista. Para evitar esto, puedes implementar formas sencillas de mantener a todos alineados, como:
- Compartir actualizaciones importantes entre equipos, no solo con los miembros individuales
- Brindar contexto, no solo tareas. No des por hecho que todos entienden el “por qué”
- Fomentar conversaciones entre equipos, no solo reuniones formales
- Mantener accesibles documentos clave como presentaciones de marca, planes de lanzamiento, objetivos del artista, etc.
No se trata de microgestionar, sino de asegurarse de que todo el equipo esté trabajando hacia una visión compartida.
Documentar flujos de trabajo y procedimientos estándar
A medida que tu sello crece, no puedes depender solo de la memoria (ni de un montón de mensajes en Slack) para que todo funcione sin problemas. Aquí es donde documentar tus flujos de trabajo y procedimientos operativos estándar (SOPs) se vuelve esencial. Puede que no suene emocionante, pero es una de las formas más efectivas de evitar que se te escape algo importante.
Empieza por identificar las tareas que repites con frecuencia, como enviar lanzamientos, hacer pitching para playlists o lanzar campañas en redes sociales. Luego, escribe los pasos de cada proceso. ¿Quién está involucrado? ¿Cuál es el cronograma? ¿Dónde se alojan los archivos? Incluso una simple lista de verificación puede ayudarte a asegurar que todo se haga de la misma forma cada vez. Y cuando llegue el momento de delegar, ya tendrás una guía clara lista para usar.
Esto es especialmente útil cuando estás incorporando nuevos miembros al equipo o colaborando con freelancers. En lugar de explicar todo desde cero cada vez, contarás con un recurso de referencia que mantendrá a todos alineados.
Para cerrar…
La verdadera magia de implementar sistemas como estos sucede cuando se vuelven algo natural para tu equipo. Cuando nadie está saturado ni micromanejado, se crean hábitos confiables que hacen que la colaboración no solo sea fluida, sino también sostenible.
Desde establecer expectativas claras y mantener actualizados los tableros de proyectos hasta entender cómo funciona cada parte de tu equipo, cuanto más consistentes sean todos, menos tiempo pasarás persiguiendo actualizaciones y más tiempo tendrás para enfocarte en lo que realmente importa… lanzar buena música y hacer crecer tu sello.
¡Tú puedes!
