Seamos honestos… hacer seguimiento de regalías probablemente no es tu parte favorita de ser artista o dirigir un sello. (Si lo es, eres un verdadero enigma y perteneces a la minoría de artistas en el mundo.) PERO si quieres que todo funcione sin problemas y asegurarte de que todos reciban exactamente lo que se les debe, tener un sistema claro es absolutamente esencial. En este artículo, te explicamos cómo configurar un sistema de reportes de regalías, algunas de las mejores herramientas para simplificar el proceso y las mejores prácticas que debes tener en cuenta. Esto es todo lo que necesitas saber…
Cómo Hacer Seguimiento De Regalías y Pagos Como Artista Independiente
Cómo encontrar un sistema que funcione para ti
Antes de empezar a hacer cuentas o enviar pagos al azar, tómate un momento para analizar qué tipo de sistema tiene más sentido para tu caso. ¿Eres un artista solista que hace seguimiento de sus propias reproducciones e ingresos? ¿O gestionas un sello con múltiples colaboradores y lanzamientos que contabilizar? La escala de tu operación debe ayudarte a definir el sistema que necesitas.
Si apenas estás comenzando, una hoja de cálculo bien organizada puede ser muy útil. Puedes registrar ingresos, calcular repartos y programar pagos manualmente. Pero a medida que creces, este método puede volverse abrumador muy rápido. (Cualquiera que haya usado hojas de cálculo te dirá eso de inmediato.) Aquí es donde entran en juego el software de seguimiento de regalías y plataformas fáciles de usar. Estas herramientas están diseñadas para quitarte las partes más difíciles, automatizando reportes, manejando repartos complejos y haciendo que los pagos sean más fáciles y transparentes.
No importa qué método elijas, ¡la clave es la constancia! La práctica hace al maestro. Elige un método que funcione para ti y mantente firme con él.
Encontrar las herramientas adecuadas
Cuando se trata de hacer seguimiento de tus regalías, las herramientas adecuadas pueden ahorrarte horas reales de trabajo. Y no solo eso, también te ayudan a evitar errores humanos que podrían costarte caro. Ya sea que estés manejando todo por tu cuenta o gestionando a varios artistas, usar una plataforma diseñada para contabilidad de regalías puede marcar una gran diferencia.
⚡ SymphonicMS: Si ya estás distribuyendo tu música con Symphonic, tienes una poderosa herramienta de regalías integrada directamente en tu panel. Nuestra plataforma SymphonicMS te permite subir ingresos, asignar repartos, generar reportes y pagar directamente a tus colaboradores, todo en un solo lugar. Está diseñada para crecer contigo, ya seas un artista independiente o dirijas un sello completo.
Sea cual sea la plataforma que uses, asegúrate de que pueda manejar lo básico. Cosas como subir datos de ingresos, asignar repartos precisos, almacenar metadatos como ISRCs y automatizar reportes son esenciales. (Puntos extra si también gestiona pagos, así no tienes que estar persiguiendo facturas cada trimestre.)
¿Qué detalles debes registrar?
Especialmente cuando se trata de regalías, los pequeños detalles tienen un gran impacto. Con elementos como repartos, ISRCs, contratos, etc., mantener todo documentado y organizado es la clave para que tus pagos sean precisos y sin estrés. Te recomendamos empezar por los repartos. Lo hemos mencionado mil veces en este blog, pero antes de lanzar cualquier cosa, asegúrate de que todos los colaboradores estén de acuerdo sobre quién recibe qué. No tiene que ser un contrato lujoso, pero sí debe estar por escrito, idealmente firmado o confirmado por correo.
✨ CONSEJO PRO: Nuestra función SplitShare mantiene todas tus regalías, repartos y pagos en un sistema centralizado para facilitar el registro. Además, permite a nuestros clientes enviar automáticamente a otros artistas y participantes su parte correspondiente cada mes, directamente desde SymphonicMS. Sin necesidad de idas y vueltas.
— —
Afila tus habilidades…
6 tipos de contratos con sellos discográficos
Cómo influir en los algoritmos y aprovechar las herramientas de DSP para hacer crecer tu audiencia
Fundamentos de presupuestos para sellos independientes que realmente funcionan
¿Qué es una hoja de letras y cuándo la necesito?
— —
¿Cuándo (y con qué frecuencia) deberías enviar pagos?
Ya sea que envíes regalías mensualmente, trimestralmente o dos veces al año, lo más importante es ser consistente (como con la mayoría de cosas en la vida). Sin embargo, el formato trimestral suele ser el punto ideal para la mayoría de artistas y sellos independientes. Le da tiempo a las DSPs (como Spotify y Apple Music) para reportar ingresos, y es lo suficientemente frecuente como para que tus colaboradores no se sientan en la oscuridad.
Dicho esto, si estás gestionando un volumen alto de lanzamientos o tienes colaboradores frecuentes, quizás prefieras hacer reportes mensuales para mantener el flujo. O, por el contrario, los pagos semestrales podrían funcionar mejor para catálogos pequeños o sellos nuevos que apenas están comenzando. Sea cual sea tu decisión, asegúrate de que todas las personas involucradas sepan qué esperar incluyendo los tiempos de reporte en tus acuerdos o materiales de bienvenida, así no habrá sorpresas más adelante.
No es por presumir… pero si usas SymphonicMS, puedes manejar todo esto directamente desde tu panel. Una vez que subes tus ingresos y asignas los repartos con SplitShare, puedes generar reportes detallados de regalías y procesar pagos automáticamente. El sistema hace los cálculos por ti, envía los fondos a tus colaboradores e incluso les da acceso a sus propios reportes. 🤓
Usar hojas de cálculo
Incluso si estás usando una plataforma de regalías, tener tu propia hoja de cálculo a la mano siempre es una movida inteligente. Te da una visión general de todo: lo que ya se ha pagado, lo que está pendiente y cuánto se le debe a cada quien. Una buena hoja de cálculo es un clásico por una razón, y es una forma simple de llevar el control sin tener que entrar a varias plataformas. Solo asegúrate de que tu hoja incluya AL MENOS lo siguiente:
- Título de la canción e ISRC
- Colaboradores y repartos acordados
- Regalías totales generadas
- Gastos o deducciones
- Fechas y montos de pago
- Saldos pendientes (si hay)
El uso de colores también ayuda aquí. Recomendamos tener pestañas separadas por periodos de tiempo y/o por artista. Incluso puedes agregar fórmulas para automatizar algunos cálculos si sabes usar bien las hojas de cálculo. (La gente de Infinite Catalogue tiene una plantilla de estado de regalías DIY + guía súper útil para esto.)
La clave es mantenerla actualizada y fácil de entender. No tiene que ser perfecta; solo tiene que funcionar para ti y para las personas a las que estás pagando.
Para cerrar…
Mientras tengas un sistema sólido que funcione para ti, hacer seguimiento de regalías puede ser muy sencillo. Todo lo que puedas hacer para mantenerte organizado y constante es lo que mantendrá todo funcionando sin problemas a largo plazo. Así que en vez de lanzarte a cualquier proceso al azar, tómate el tiempo de encontrar lo que mejor se adapte a tus necesidades, comunica claramente con tus colaboradores y no tengas miedo de probar herramientas nuevas que te quiten algo de peso de encima.
Cuando los detalles como este están bajo control, puedes enfocarte en lo que realmente importa… hacer buena música. 🎶
¡Buena suerte!
