Cuando se trata de conseguir patrocinadores para un evento, todo es cuestión de conexiones y de mantener relaciones. Y no sólo eso, todo empieza con una buena propuesta. Para ello, tendrás que redactar correos electrónicos con tu propuesta y ser capaz de navegar por la conversación sin problemas. He aquí cómo hacerlo.
Cómo Escribir Correos Electrónicos para Patrocinio de Eventos
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Hay un par de escenarios en los que tendrás una introducción a este proceso. Quizá hayas asistido a un evento, hayas conocido a alguien de tu marca favorita y hayas congeniado. En este caso, tendrás que hacer el seguimiento correspondiente. Por otro lado, tal vez sepas qué empresa te interesa, pero debes contactar con ella sin tener contacto previo. También hay una forma de hacerlo.
Si ya te has reunido con alguien de la empresa y estás escribiendo un correo electrónico de seguimiento, prueba esto:
- Empieza con una línea de asunto atractiva. Algo como «Te conocí en (nombre del evento). Pongámonos en contacto» puede funcionar muy bien.
- No te ofendas por esto, pero puede que no te recuerden de inmediato… Refresca su memoria con una frase rápida sobre cómo se conocieron. No hace falta que sea la historia de tu vida, sólo un poco de contexto que ayude a reforzar tu relación con ellos.
- Explica por qué te interesa su marca. Nunca está de más alentarles un poco con un cumplido sobre su trabajo o algo específico que hagan que te interese.
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Si tienes que hacer un primer acercamiento, prueba esto:
En primer lugar, investiga. Tienes que averiguar quién trabaja allí y quién es la mejor persona a quien dirigirte para tu solicitud. Una vez que estés preparado para redactar el correo electrónico, éste es el aspecto que debe tener.
- Céntrate en el valor que tu evento aporta a su empresa o a la industria. ¿Qué busca tu público? ¿Hay correlación con el de los patrocinadores? Aunque sólo pienses en este único evento, tu correo electrónico debe mantener el tema de la colaboración a largo plazo. Quieres una relación significativa con esta empresa, no un trabajo de caridad.
- Sé claro y conciso. — Este correo electrónico no debe tener un millón de párrafos, pero sí debe mantener su atención. Capta sus intereses y relaciona siempre tu misión con la suya.
- Incluye siempre una o dos frases con un detalle sobre su trabajo. Quieren saber que realmente te interesa su empresa y que sabes un poco sobre ella. (Esto hace una gran diferencia, lo juro).
¿Qué sigue?
Una vez que hayas enviado ese primer correo electrónico y hayas hablado un poco con ellos, la cosa no acaba ahí. Ahora tienes que conseguir que se comprometan con tu causa. Es el momento de concertar una reunión. — Ya sea mediante una llamada telefónica, un zoom o en persona (con seguridad, por supuesto), pedir un buen momento para seguir conectando crea un llamado a la acción. Significa que vas en serio y que estás dispuesto a ponerte a trabajar. A nadie le interesa que sólo se hable y no se haga nada.
Consejo rápido: La clave para conseguir un encuentro es no ser complicado. Una única opción no es suficiente. Esto hace que sea demasiado fácil para ellos decir que no y seguir adelante. Dales varios horarios y opciones que les funcionen. Como socio en el negocio, quieres hacerles la vida fácil, no difícil.
En resumen…
Aunque envíes un correo electrónico increíble, es posible que te digan que no. Es sólo una parte del proceso. Es importante no rendirse en el primer intento. Si tienes un gran evento en mente, hay una gran cantidad de empresas que están dispuestas a patrocinar tus esfuerzos. Todo es cuestión de ensayo y error.
